De Project Prutstest© – Toelichting

Hoe succesvol zijn jouw projecten (*)

Worstelt jouw bedrijf, organisatie of afdeling ook zo met projecten? Altijd al eens willen weten hoe idioot het er bij jou in werkelijkheid aan toe gaat? Grijp dan nu je kans en bepaal het projectprutsgehalte van je eigen werkomgeving. 

De Project Prutstest© is als het ware een blik in de keuken van de (on)volwassenheid van je eigen werkomgeving inclusief de projecten die daarbinnen een dappere poging doen om succesvol te zijn. De Project Prutstest© overstijgt het Anti-prutskwadrant en de Status Totalus van hoofdstuk 3, want hij omvat het individu, de groep én de projectorganisatie eromheen. Met de Project Prutstest© leg je een relatie tussen je bedrijf (organisatie, afdeling) en je projecten en bepaal je op eenvoudige wijze hoe groot het prutsgehalte in werkelijkheid is. De term ‘prutsgehalte’ gebruik ik hier als een maat voor de onvolwassenheid van een project in relatie tot de omgeving (onderneming en individu). Hoe hoger het prutsgehalte, hoe lager de succeskans. Je bepaalt dit in vier stappen.

Stap 1: de projecttest

Deze test bevat een aantal uitdagende stellingen waarmee je het in gradaties eens of oneens kunt zijn. De stellingen zijn gebaseerd op de meest voorkomende aspecten van projectmatige onvolwassenheid en laten je intuïtief keuzes maken over zaken die te maken hebben met de kwaliteit van het projectmanagement, het bijbehorende leiderschap en het succesgehalte van alle inspanningen. Het resultaat is de projectprutsscore uitgedrukt als een rapportcijfer tussen 0 en 10. Hoe hoger je scoort, hoe kleiner de kans op projectsucces.

Stap 2: de bedrijfstest

In deze test geef ik je opnieuw een aantal vergelijkbaar uitdagende stellingen, maar nu zijn ze gebaseerd op de meest voorkomende aspecten van organisatorische onvolwassenheid. Nu word je uitgedaagd om na te denken over de manier waarop jouw eigen bedrijf omgaat met zijn bedrijfsprocessen en hoe professioneel de managers en medewerkers daarbinnen te werk gaan. Het resultaat is de bedrijfsprutsscore, ook uitgedrukt als een rapportcijfer tussen 0 en 10. Hoe hoger je scoort, hoe kleiner de kans op bedrijfssucces.

Stap 3: het projectprutsgehalte

Het volwassenheidsniveau van een organisatie als geheel drukt zwaar op de succeskans van de projecten die binnen haar gelederen draaien. Stel, je bent een professionele projectleider in een onvolwassen werkomgeving. Hoe goed je het ook doet, je kunt niet in je eentje het hele bedrijf om je heen volwassener maken. Daarvoor is je invloed simpelweg te beperkt. Je kunt ‘heel erg goed’ zijn op je vakgebied, maar uiteindelijk ben je niet meer dan een ‘lokale held’ die incidenteel successen boekt zonder dat de organisatie hier noodzakelijkerwijs van leert. Andersom kan wel. Een samenwerkingsverband met een hoge graad van volwassenheid zal zijn projectomgeving zodanig inrichten dat die datzelfde niveau weerspiegelt. Hoe volwassener de organisatie, hoe succesvoller de projecten.

Dit verband komt tot uiting door de projectprutsscore en de bedrijfsprutsscore in een formule te mixen. Het resultaat is het projectprutsgehalte, dat wederom wordt uitgedrukt op een schaal tussen 0 en 10. Hoe hoger het cijfer, hoe hoger het prutsgehalte oftewel hoe kleiner de kans op succes. Hier wil je dus graag een ‘onvoldoende’ op je rapport scoren!

Stap 4: de projectprutsschaal

Eén plaatje zegt meer dan duizend woorden. Daarom kun je het projectprutsgehalte op de projectprutsschaal plaatsen. Dit is een overzichtelijk A4’tje waarop je drie dingen tegelijk ziet: het projectprutsgehalte, de succeskans van je projecten en de alarmfase waar je project zich in bevindt (groen, oranje, rood of bloedrood). Als bonus krijg je er ook nog een indicatie van het volwassenheidsniveau van je projectorganisatie bij. En dat alles in minder dan tien minuten!

Het doen van de Project Prutstest© is niet alleen leuk en leerzaam, het kan ook heel pijnlijk zijn. Niemand ziet zich graag geconfronteerd met een hoog prutsgehalte, want dat betekent dat je onsuccesvol, onprofessioneel en onvolwassen bent. Niemand geeft dat graag toe en de meeste mensen stoppen liever hun projecthoofd in het chaosmoeras. Maar de test kan een begin zijn van iets goeds. Pas als je herkent dat je een probleem hebt, erkent dat je er zelf voor verantwoordelijk bent en bekent dat je er tot nu toe veel te weinig aan hebt gedaan, kun je beginnen met het omzetten van de faalspiraal in een succescyclus.

(*) Bron: Het perfecte project | Hoofdstuk 4 | Blz. 148 en verder.

Ga terug naar de Project Prutstest©