Deze tien elementen zijn van toepassing op ieder project groot en klein (*):
1. Het fundament
Denk daarbij aan het doel, de toegevoegde waarde, de business case en de algemene structuur van het project. Hoe sterk staat dit traject op zijn grondvesten? Kan het een paar aardbevingen doorstaan?
2. De sturing
Denk daarbij aan de rol van de stuurgroep en de stuurgroepleden zelf. Zijn ze capabel? Is er overeenstemming over het project als geheel, zijn ze toegewijd aan de realisatie ervan en zijn ze bereid te investeren in tijd, geld en energie?
3. De werklast
Dit is de totale hoeveelheid werk die moet worden verricht. Denk daarbij aan de scope (de reikwijdte) van het project, de werkpakketten, het budget (de financiële begroting), de prioriteitstelling en zowel serie- als parallelactiviteiten.
4. De capaciteit
Zijn er voldoende mensen beschikbaar om al het werk te verrichten? Hebben ze voldoende tijd? Denk daarbij aan waar ze vandaan moeten komen, de vereiste kwaliteit, de toewijding, de beschikbaarheid en de continuïteit (de back-ups).
5. De doorlooptijd
Verwar dit niet met de tijd die gegeven is om het project te completeren. De doorlooptijd wordt bepaald door de simpele rekensom ‘werklast gedeeld door capaciteit is doorlooptijd’. Met andere woorden: als iets 100 uur kost om te doen en er is 20 uur per week beschikbaar, dan duurt het 100 / 20 = 5 weken. Denk daarbij aan de planning, de serie- en parallelactiviteiten, de afhankelijkheden, de vakantieperiodes en alle mijlpalen, waaronder de ‘go/no go’-momenten. Hoe realistisch is de planning als geheel?
6. Het proces
Dit onderdeel betreft alle processen en procedures die van toepassing zijn om de mens en zijn machine succesvol op het project te laten draaien. Denk hierbij aan de duidelijkheid, de transparantie en de soepelheid van de processen. Is de juiste balans gevonden tussen bureaucratie en flexibiliteit?
7. De communicatie
Hoe gedisciplineerd wordt er omgegaan met alle moderne communicatiemiddelen die de projectmens ter beschikking staan? Denk hierbij aan mail, sociale media, telefonie, smartphones, tablets en face-to-face communicatie zoals bijeenkomsten en vergaderingen.
8. De problemen
Problemen zijn onvermijdelijk en horen bij elk project. Maar het aantal problemen en het probleemoplossend vermogen zijn bepalend voor chaos of structuur in een project. Denk hierbij aan de risico’s (en het management ervan), de afhankelijkheden, de belemmeringen, maar ook de meestal onbesproken onmogelijkheden.
9. De overdracht
Als het project klaar is – als de verandering is geïmplementeerd en het product is opgeleverd – dan begint het pas. De resultaten van het project moeten worden overgedragen aan de organisatie die het in gebruik gaat nemen: de klant, de eindgebruikers. Denk hierbij aan de acceptatiecriteria, de standaarden die van toepassing zijn, de ontvangende partij en de betrokkenheid en ontvankelijkheid van die partij. Is het geheel wel overdraagbaar? Zijn ze er klaar voor?
10. De teamspirit
Last but not least: hoe is het met de sfeer, de samenwerking, de onderlinge overeenstemming, de betrokkenheid en de loyaliteit? Kortom: zit er passie in de samenwerking is iedereen bereid er de schouders onder te zetten? Zijn er spanningen, misverstanden of is er veel ruzie en gekibbel? Wordt er de hele dag veel geklaagd?
Bron: Het perfecte project | Hoofdstuk 2 | Blz. 91 en verder.
Ga terug naar de toelichting op het Anti-prutskwadrant©
Ga terug naar het Anti-prutskwadrant© zelf